Panduan Email Dasar untuk Pemula

Email merupakan salah satu media pengiriman informasi yang paling banyak digunakan dan tidak tergantikan saat ini. Saat tren media sosial dan aplikasi seluler muncul satu demi satu, penggunaan email tetap signifikan. Bahkan, email seringkali menjadi kebutuhan utama. Tengok saja layanan keuangan online, website e-commerce dan autoresponder, email berperan sebagai pengganti identitas Anda.

Ide mengembangkan email sendiri awalnya berasal dari pengiriman pesan tradisional seperti menggunakan surat. Keuntungannya, menggunakan email dapat meningkatkan kecepatan komunikasi berkali-kali lipat. Bayangkan jika aktivitas transmisi informasi dapat dikurangi dari beberapa hari menjadi detik!

Sebagai contoh, perhatikan ilustrasi perbandingan cara tradisional mengirim pesan melalui pos versus mengirim pesan melalui email.

Seperti yang Anda lihat pada gambar di atas, proses pengiriman email yang sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat biasa. Perbedaannya terletak pada media penyimpanan dan perantara pesan.

Di mana surat tradisional ditulis di atas kertas dan kemudian dikirim melalui pos dan membutuhkan waktu berhari-hari untuk dikirim, email ditulis menggunakan aplikasi layanan email dan dikirim melalui jaringan Internet. Proses pengiriman pesan hanya membutuhkan waktu beberapa detik. Mudah, tentu saja, bukan?

Email berasal dari dua kata, elektronik dan surat, yang secara umum berarti surat elektronik. Namun secara lebih luas, email dapat menjadi sarana pengiriman dan pertukaran pesan antar komputer dan perangkat, dengan menggunakan jaringan telekomunikasi yang ada. Seiring waktu, email digunakan tidak hanya untuk mengirim pesan, tetapi juga untuk mengirim file grafik seperti dokumen, gambar, video, dan audio.

Struktur E-mail

Email memiliki struktur penyusun agar dapat bekerja sebagaimana mestinya. Berikut adalah struktur sebuah email.

1. Header Email. Bagian kepala dari suatu surat elektronik yang biasanya berisi tentang alamat e-mail yang dituju baik pengirim maupun penerima, judul e-mail, tanggal dan waktu e-mail.
2. Body Email. Bagian tubuh dari surat elektronik yang biasanya berisi tentang konten pesan. Bentuknya pun bisa bermacam-macam. Dapat memuat pesan teks biasa hingga gambar maupun video.

Anda bebas memilih jenis file yang ingin dikirim berdasarkan kebutuhan Anda. Teks dapat ditulis di badan email atau cukup dengan menyertakan lampiran, gambar, video, dan pesan audio.

Tahukah Anda bahwa pendahulu email dimulai pada tahun 1960-an?

Ray Tomlinson, seorang insinyur komputer, adalah orang pertama yang memperkenalkan konsep email ini ke seluruh alam semesta pada akhir tahun 1971.

Dia juga mempopulerkan penggunaan simbol “@” atau “at”, yang biasa digunakan untuk memisahkan alamat email dari ID pengguna dan domain. Ini masih berlaku hari ini.

Mail Server

Mail server adalah server yang menyimpan dan memproses semua email Anda. Ada beberapa jenis mail server yang banyak digunakan saat ini.

1. POP3 (Post Office Protocol Version 3) adalah protokol email yang digunakan untuk mengambil email dari server. Protokol POP3 dirancang bagi seseorang untuk meng-cache email sampai penerima mengambil email di komputer mereka.

Kelebihan:

• Dapat dibaca secara offline, karena email diunduh ke aplikasi/komputer anda.
• Lebih mudah dalam pengarsipan. Email disimpan di komputer pengguna.

Kekurangan:

• Hanya dapat dibuka dari komputer/aplikasi pemakai saja.
• Pengaskes harus mendownload ulang jika mengakses dari perangkat yang berbeda.

2. IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar yang sering digunakan untuk mengakses dan mengambil email di server. Dengan IMAP ini pula pengguna dapat membaca pesan, memilih pesan, dan menghapus pesan tertentu serta membuat folder pada server. Kiranya protokol ini lebih dinamis karena memiliki interaksi dua arah dan jauh berbeda dengan POP3 yang hanya mampu men-download e-mail dari server ke komputer.

Kelebihan:

• User dapat melakukan pengelolaan email secara realtime dari server misalnya menghapus email yang ada di server.
• Email langsung didownload dari server, sehingga dapat dibaca dimanapun meskipun menggunakan media yang berbeda.

Kekurangan:

• Karena email diakses langsung dari server maka kapasitas resource server akan terpakai ketika anda mengakses email.

3. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Jika Pop3 dan Imap adalah protokol untuk menerima email ,maka SMTP adalah salah satu protokol populer yang digunakan untuk mengirim pesan dari komputer pengirim ke mail server penerima.

Baca Juga : Panduan Email Dasar untuk Pemula

Mail Application

Secara umum pengertian mail application adalah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan sebagai media berkirim pesan melalui internet. Ada banyak mail application yang dapat Anda gunakan, namun beberapa mail application yang populer dan dapat Anda coba di antaranya:

1. Outlook adalah Aplikasi buatan Microsoft yang menggunakan metode e-mail client untuk mengunduh serta mengirim pesan e-mail. Program ini telah dilengkapi dengan pengaturan POP/IMAP dan SMTP untuk menunjang aktivitas berkirim pesan itu sendiri.
2. Push Mail adalah suatu teknologi terbaru yang ditawarkan kepada para pengguna e-mail di dunia khususnya yang gemar mengakses e-mail melalui gadget dan smartphone. Keungggulan yang dimiliki oleh penyedia layanan e-mail semacam ini adalah penggunanya dapat memantau e-mail yang masuk melalui kotak masuk milik mereka masing-masing secara real time atau secara minute by minute. Jadi, Anda tidak akan mungkin ketinggalan e-mail terbaru.
3. Gmail merupakan kependekan dari Google Mail. Tentu dari namanya saja Anda sudah tahu kalau mail application yang satu ini merupakan mail application keluaran dari salah satu raksasa IT dunia. Gmail juka memiliki fitur POP dan IMAP yang dapat dimanfaatkan untuk menggunakan e-mail client semacam Outlook . Gmail juga dilengkapi juga dengan fitur pemindai virus yang berfungsi untuk mendeteksi e-mail maupun berkas yang hendak Anda kirimkan.

Permasalahan pada E-mail

Sering kali kita bingung dan khawatir dengan ukuran file yang melebihi batas maksimum email, spam, informasi yang melebihi kapasitas, malware atau virus jahat, dll. Banyak dari masalah ini sebenarnya cukup mudah untuk dipecahkan. Bagaimana? Ikuti pembahasan selengkapnya di bawah ini.

Baca Juga : Bagaimana memilih platform email blast untuk email marketing

1. Attachment Size Limitation, permasalahan yang satu ini sering kita temui pada saat kita hendak mengirimkan berkas yang over capacity atau melebihi batas maksimal pada suatu penyedia layanan e-mail. Tapi tak perlu cemas karena beberapa vendor telah memberikan solusi alternatif untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dropbox dan Google Drive merupakan sebagian contoh solusi mengatasi permasalahan ini. dengan hadirnya tempat penyimpanan temporer semacam Dropbox dan Google Drive yang siap menampung file berukuran besar yang ingin anda simpan / kirimkan.
2. Spam merupakan tindak penyalahgunaan berupa pengiriman berita elektronik. Biasanya seringkali digunakan oleh pihak tertentu untuk kepentingan komersial berupa iklan dalam bentuk text, gambar maupun video.
   Berikut ini beberapa cara mengatasi spam pada email anda :- Memilih dan memakai antivirus yang mendukung misi anti spam
   – Memberi filter untuk spam pada router atau server e-mail dan sejenisnya
   – Gunakan firewall yang terdapat pada sistem operasi Anda serta gunakan juga personal firewall
   – Untuk pengguna Outlook Express, Anda dapat menggunakan fasilitas mail filtering yang terdapat pada aplikasi tersebut
3. Email Spoofing
   E-mail spoofing merupakan teknik manipulasi pengiriman email dengan mengubah header e-mail dimana seseorang mengubah e-mail header dari alamat untuk proses membuatnya tampak seolah-olah email dikirimkan berasal dari alamat email lain. E-mail spoofing ini dapat mengganggu keamanan sistem, karena berpotensi dipergunakan untuk pencurian data.
   untuk mengatasinya anda dapat mengaktifkan fitur SPF (Sender Policy Framework) dan DKIM (DomainKeys Identified Mail) pada hosting yang anda miliki.
4. E-mail bombing adalah tindakan pengiriman e-mail massal ke e-mail target , Tindakan ini umumnya bertujuan melumpuhkan email server tujuan dan memenuhi inbox target dengan email – email sampah.
   Cara mengatasi e-mail bombing ini cukup mudah , jika anda menemukan pesan yang sama dikirimkan berkali – kali, anda dapat menggunakan fitur “block” atau blokir pada layanan email untuk memblokir email yang masuk terus menerus.
5. Hacking  merupakan tindakan peretasan / mengambil alih akses milik orang lain. umumnya hal ini dilakukan dengan cara mencuri e-mail dan password korban merupakan data yang sifatnya benar-benar rahasia dan bukan untuk konsumsi publik. karena bisa jadi akun anda akan disalahgunakan oleh si pencuri data. Cara mengatasi hal ini adalah jangan login melalui sembarang komputer yang keamanannya tidak terjamin. Selain itu gunakan software / aplikasi  account manager untuk memanage data – data login website anda.
6. E-mail bouncing secara harafiah berarti e-mail yang terpental dan kembali lagi kepada kita saat pesan sedang dikirimkan. Banyak penyebab yang melatar belakangi terjadinya hal ini. Mulai dari tidak adanya alamat e-mail atau tidak valid, alamat e-mail terlantar atau undeliverable e-mail, mailbox penuh, e-mail terblokir dll. Untuk mengatasinya anda harus melakukan check ulang ke penerima email apakah email yang diberikan sudah benar.

E-mail saat ini menjadi media penting di Internet dan sangat efektif untuk bertukar informasi dengan cepat. Selain pesan teks, file berupa dokumen, gambar, audio dan video juga dapat ditampung.

Selain kemudahan dan keuntungan, Anda juga perlu lebih memperhatikan perlindungan keamanan dan kerahasiaan akun email Anda agar tidak menjadi korban kejahatan yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.